Курсы Английского языка в Санкт-Петербурге
+7 (812) 248-55-00
+7 (911) 924-36-04
Главная Полезно знать Как правильно писать английские деловые письма?

Как правильно писать английские деловые письма?

Бумажные письма нынче пишут редко, ведь электронные их аналоги буквально заполонили нашу жизнь. И все же говорить о том, что бумажная корреспонденция исчезла, как класс, не приходится. Совсем обойтись без бумаги у вас не выйдет, особенно если речь идет о деловых письмах. Контактные письма партнерам, банковские жалобы, сопроводительные письма к резюме – все это оформляется исключительно в бумажном виде. Впрочем, даже если в ближайшем будущем и эта корреспонденция перейдет в электронный вид, никто не отменит того факта, что деловые письма нужно уметь писать правильно. Особенно на английском языке, где от вас потребуется не только знать правильные речевые обороты, но и четко представлять себе структуру качественного английского делового письма. Обо всем этом мы хотим рассказать вам в этой статье.

Для начала отметим, что английское деловое письмо должно быть эффективным, то есть должно оказать на адресата действие, которое вам требуется. Чтобы достичь поставленной цели, нужно правильно оформить письмо, добиться его краткости, но содержательности. Информация в нем должна писаться исключительно по существу, с максимальной степенью грамотности. И не забывайте о вежливости, которая должна сопровождать все виды английских деловых писем, включая претензии и жалобы. Если речь идет об ответном письме, то оно должно соответствовать тому уровню, который был задан в оригинале, касательно подобранных формулировок, выражений, стандартов оформления. Итак, подводя итог, отметим, что английское деловое письмо должно быть лаконичным, ясным, простым, грамотным и вежливым. Далее мы рассмотрим структуру английского делового письма.

Адрес

В верхнем правом углу письма пишется адрес отправителя, без указания имени, номера телефона, электронной почты. Впрочем, иногда последние два пункта все же указывают, если в этом есть необходимость. С левой стороны находится адрес получателя, немного ниже уровня адреса отправителя.

Дата

Указывается выше адреса получателя, с левой стороны. Впрочем, допускается размещение как ниже адреса получателя, так и с правой стороны. Строгих рекомендаций не существует. Формат даты тоже фриволен, но не забывайте, что речь идет об английском деловом письме. К примеру, англичане и американцы дату 07/04/16 могут понять не как 7 апреля, а как 4 июля. Чтобы не допускать путаницы, месяц лучше пишите прописью. В США принято писать April 7, 2016, а в Великобритании – 7 April 2016.

Обращение

Обращаться желательно по имени/фамилии, что существенно повышает шансы на прочтение письма. Если имя вы не знаете, просто пишите Dear Madam или Dear Sir. Если знаете, используйте правильную форму обращения. Для мужчин — Dear Mr Johnson. С женщинами немного сложнее. Незамужние женщины пишутся как Miss Johnson, а замужние — Mrs Johnson. Впрочем, в последнее время в англоязычных странах семейное положение подчеркивать некорректно. Поэтому, в английских деловых письмах могут указывать нейтральное Ms Johnson, которое можно понимать по-разному. Если вы обращаетесь к человеку с ученым званием, обязательно его указывайте: Dear Prof. Johnson, Dear Dr. Johnson. Помните, что в английских деловых письмах после Mr/Mrs/Ms точку не ставят, только после сокращений научных степеней. В конце обращения обязательна запятая. А вот в американских деловых письмах все наоборот. После Mr/Mrs/Ms идет точка, а после обращения – двоеточие. Имя адресата всенепременно должно писаться правильно! Если допустите ошибку, то тем самым проявите неуважение к человеку.

Содержание

Вначале кратко и по существу опишите цель письма. Это может быть жалоба, запрос, предложение. Затем предоставьте более расширенную информацию о цели, но без «воды» и ненужных подробностей. Сдержанно, по существу. В последнем абзаце поясните, что требуется от получателя. Это может быть предоставление информации, возврат денег и т.д.

Завершение

Если адресат безымянный, то пишите Yours faithfully. Если адресат известен, то пишите Yours sincerely. Обязательно поставьте свою подпись, которая должна располагаться в строчке, ниже которой указываются ваши имя и фамилия. Рядом с именем можно поставить в скобках предпочтительное обращение: Olga Ivanova (Ms).

Стилистика

Английские деловые письма не терпят особой фривольности. Необходимо выдержать правильный тон языка, а также стиль. Избегайте жаргонных, сленговых, разговорных выражений, а также сокращений. Например, в деловых письмах вместо I’m пишется I am, а вместо don’t пишется do not. Лишние эмоции в английском письме также не к чему. Например, не стоит писать rubbish, terrible и тому подобные слова с яркой эмоциональной окраской. Не забываем, что вне зависимости от вида письма и цели его написания, ваша речь должна быть уважительной и вежливой. Рекомендуется использовать в теле английского делового письма модальные глаголы should, could, would, что придаст письму необходимого официоза. Так, вместо Please можно написать I would be grateful if you could. Замысловато, но более правильно с точки зрения делового стиля. Также, не пользуйтесь фразовыми глаголами, которыми наполнен разговорный стиль. Вместо того, чтобы написать turn down, используйте глагол refuse или decline. А вместо оборота go on нужно использовать continue. Громоздкие слова и конструкции в английском деловом письме также ни к чему, особенно если вы не уверены в их точном значении и правильности написания. Используйте только ясные фразы, которые не можно истолковать двояко.

Правильно писать английские деловые письма – это целое искусство, которое требует отдельного изучения. Впрочем, все приходит с опытом. Если вы планируете писать деловые письма в больших количествах по работе с англоязычными клиентами, настоятельно рекомендуем записаться на курсы делового английского, где, помимо всего прочего, учат правильно составлять английские деловые письма.